令和4年１月1日に電子帳簿保存法の改正が行われました。この改正により、手続きの緩和や廃止、また、経理にかかわる業務負担の軽減など、いくつかの条件が緩和されることになりました。
今回は、電子帳簿保存法の改正ポイントに焦点をあて、小規模経営者に焦点を絞り、具体的な変更点についての解説をさせていただきます。
なお、詳細については、国税庁HP「令和３年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて」をご覧ください。
税務署長の事前承認制度が廃止されました
前回のブログでお伝えしたとおり。そもそも電子帳簿保存法が発足した当時は、世間からの強い要望を受けて制定されたという経緯もあり、電子データの保存を行う際には、税務署の事前承認が必要でした。しかし、時代の流れとともに世の中におけるIT化が進み、今回の改正により事前申請が不要となりました。
これは、電子化への対応が迫られていることが一因となっており、積極的に進めなければ世界から取り残されてしまうことに対する結果の対応であると言えます。
タイムスタンプの要件が緩和されました
改正前は電子データを保存する場合、必ずタイムスタンプの付与が必要でした。
しかし、改正後は、タイムスタンプは義務ではなく任意とされ、必要に応じて各事業者で決めればよい事となりました。
従いまして、お金と労力を掛ける余裕がない事業者においては、タイムスタンプを使用しない方法で、書類の保存をすればよい事となりました。
だからといって、何もしないでも良いということではなく、それにかわる方法での書類保存が必要となります。
そこでまず、タイムスタンプを利用するとどうしても費用が掛かってしまうため、費用をかけない方法として、以前ブログでお伝えいたしましたとおり「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作成し、その規程に従った事務処理を行うことで、タイムスタンプに替えることをお勧めいたします。
適正事務処理要件が廃止されました
改正前の電子データ保存では下記の「適正事務処理要件」を満たす必要がございました。
- 相互けん制(不正を防ぐために相互にけん制する体制とする)
- 定期的チェック(少なくとも年1回以上の定期検査を行う体制とする)
- 再発防止策(問題があった場合、原因や対応策を講じる体制とする)
これは、電子データの作成や保管に関するルールや管理者を定めておく必要があるというものです。しかし、この要件は実務上あまり意味がないと判断されたため、今回、廃止されています。
検索要件の緩和されました
電子データ保存では、データファイルにいずれかの形で検索機能を付けておく必要があります。方法については任意ではありますが、税務調査等が行われた時のことを考慮して、次の方法で検索が簡単にできるようにしておくことをお勧めします。
改正前は日付・金額・相手方による検索機能が必須でしたが、改正後は日付・金額・相手方以外の項目でも検索できるようになりました。
罰則規定が強化されました
電子帳簿保存法に違反した場合に科せられる罰則が強化されました。
具体的には、以下のような場合に罰則が適用されます。
- 電子取引でやり取りした電子データを紙で保存した場合
- 電子データを不正に改ざんした場合
- 電子データを故意に消去した場合
- 電子データの保存期間を守らなかった場合
- 電子データの保存方法に不備があった場合
なお、このような違反があった場合には、重加算税が10％加重されるようになりました。
緩和措置とともに、それに伴う罰則も強化されることになっておりますので、違反しないように注意が必要となってきます。
データ保存が義務化されました
改正前の電子取引のデータ保存では、電子データとして保存する方法と電子データを紙に出力して保存する方法のどちらかを選択できました。
しかし、改正後は、必ず電子データのまま保存するよう義務付けられ、紙にプリントアウトすることは認められません。
つまり、紙の書類は紙またはタイムスタンプなどを利用して電子データで、電子データは電子データのまま保存が必要となります。
なお、データ保存の義務化には、システムなどの導入が必要となるため、令和4年1月1日から2年間の宥恕期間が設けられております。そのため、令和5年年12月末までに準備を行う必要がございます。まだ対応していないという小規模経営者の皆さまも、ぜひ準備を進めましょう。
電子帳簿保存法導入に関するサポートをさせていただいております。
必要でございましたら是非ご連絡ください。
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